اصول کنترل در مدیریت – علیرضا محمودی فرد

پایگاه اقتصاد دیجیتال و هوش مصنوعی | عملیات کنترل در مدیریت، به‌عنوان یکی از وظایف کلیدی مدیران، به معنی پایش و ارزیابی عملکرد فرآیندها، کارکنان و نتایج سازمان برای اطمینان از اینکه اهداف تعیین‌شده به‌درستی تحقق یابند، تعریف می‌شود. این فرآیند شامل تعیین استانداردها، اندازه‌گیری عملکرد، تجزیه و تحلیل انحراف‌ها و اعمال اصلاحات لازم است. این یادداشت به بررسی اصول کنترل در مدیریت و اهمیت آن در بهبود عملکرد سازمانی می‌پردازد.

تعریف کنترل

کنترل به معنای فرآیند نظارت و تنظیم فعالیت‌ها به منظور اطمینان از اینکه اهداف سازمان به شکلی مؤثر و کارآمد تحقق می‌یابند، می‌باشد (Fayol, 1949). این فرآیند شامل تعیین استانداردها، نظارت بر وضعیت واقعی و مقایسه آن با استانداردها و اجرای اقدامات اصلاحی در صورت وجود انحرافات است.

اصول اساسی کنترل

1. تعیین استانداردها

استانداردها باید دقیق، قابل اندازه‌گیری و مرتبط با اهداف سازمان باشند. این استانداردها پایه‌ای برای ارزیابی عملکرد ایجاد می‌کنند و می‌توانند شامل معیارهای مالی، کیفیت، زمان‌بندی و رضایت مشتری باشند (Robinson, 2006). تعیین استانداردهای مناسب به مدیران کمک می‌کند تا انتظارات لازم را برای کارکنان روشن کنند و بر روی بهبود عملکرد تمرکز کنند.

2. اندازه‌گیری عملکرد

مدیران باید فرآیندها و نتایج را پیوسته اندازه‌گیری کنند تا اطمینان حاصل کنند که از استانداردهای تعیین شده پیروی می‌شود. این اندازه‌گیری می‌تواند از طریق استفاده از ابزارهای مختلف مانند گزارش‌های مالی، نظرخواهی‌ها و سیستم‌های اطلاعات مدیریتی انجام شود (Daft, 2016).

3. تحلیل انحرافات

پس از اندازه‌گیری عملکرد، لازم است که انحرافات بین عملکرد واقعی و استانداردهای پیش‌بینی شده تجزیه و تحلیل شوند. مدیران باید دلایل این انحرافات را شناسایی کنند تا اقدامات لازم را به جهت بهبود عملکرد اتخاذ نمایند. استفاده از تکنیک‌های آماری و گزارش‌گیری می‌تواند در این مرحله کمک‌کننده باشد (Kaplan & Norton, 1996).

4. اقدامات اصلاحی

وقتی که انحرافاتی شناسایی می‌شوند، لازم است که مدیران تصمیماتی در مورد اقدامات اصلاحی اتخاذ کنند. این اقدامات می‌تواند شامل تغییر در فرآیندها، آموزش کارکنان، یا اصلاح ساختار سازمانی باشد. هدف از این اقدامات، به حداقل رساندن انحرافات و ایجاد بهبود در نتایج سازمان است (Simons, 2000).

5. نظارت و بررسی مستمر

کنترل یک فرآیند پویا و مستمر است. مدیران باید به‌طور مداوم بر عملکرد نظارت داشته باشند و بررسی‌های دوره‌ای انجام دهند تا قابلیت پاسخگویی به تغییرات محیطی و نیازهای سازمانی فراهم شود. این بررسی‌ها باید براساس داده‌های صحیح و به‌موقع باشد تا به اتخاذ تصمیمات بهتر کمک کند (Mintzberg et al., 2009).

نتیجه‌گیری

کنترل به‌عنوان یک فرآیند مدیریتی کلیدی، به مدیران کمک می‌کند تا به صورت مؤثری بر عملکرد سازمان نظارت کنند و با اتخاذ اقدامات مناسب، به بهبود مستمر فرآیندها و نتایج بپردازند. با پیروی از اصول کنترل، سازمان‌ها می‌توانند به اهداف خود دست یابند و در دنیای متغیر و رقابتی امروز موفق‌تر عمل کنند.

گردآوری: علیرضا محمودی فرد – دبیر سرویس اقتصادی رسانه آسان تکنولوژی و سردبیر رسانه کلام ماندگار